Автоотчет по виджетам на почту в Нотифлоу

Что такое автоотчет по виджетам

Автоотчет — это регулярная выгрузка ответов посетителей, которую кабинет формирует и отправляет на почту сам, без захода в аналитику и без ручного нажатия кнопки экспорта. Формат файла — xlsx, а структура повторяет тот же файл, который получается при обычном экспорте ответов вручную: те же строки и те же колонки, только собранные за прошлый месяц и разложенные по листам.

Если отчет настроен на несколько виджетов, в одном письме придет один файл, но с несколькими листами внутри — на каждый виджет отдельный лист. Это удобно, когда нужно свести данные из разных форм в одну таблицу и не тратить время на то, чтобы заходить в аналитику каждого виджета по отдельности.

Время в отчете указано в часовом поясе аккаунта — том же, что настроен в кабинете для остальной аналитики. Пересчитывать даты и время вручную не требуется.

Как включить автоотчет в кабинете

Настройка автоотчета находится в разделе виджетов, на странице со списком всех виджетов аккаунта. Там нужно включить переключатель отчета и заполнить параметры: адреса получателей, день отправки и список виджетов, за которые нужны данные.

После включения отчет начнет приходить со следующего подходящего дня по расписанию — задним числом за уже прошедшие месяцы файлы не досылаются. Если позже понадобится изменить состав виджетов или список получателей, это делается в том же разделе, а правки применяются к следующей отправке.

Полезно свериться заодно с аналитикой по каждому виджету — там видно, какие виджеты вообще собирают ответы и стоит ли включать их в отчет.

Кому можно отправлять отчет

В поле получателей можно указать несколько адресов через запятую — письмо разойдется сразу всем указанным ящикам одновременно. Это удобно, когда результаты нужны, например, маркетологу, у которого нет доступа в сам кабинет Нотифлоу.

Список получателей не связан с ролями пользователей внутри кабинета — это просто набор почтовых адресов, куда отправляется файл, и его можно менять в любой момент независимо от состава команды аккаунта.

Как выбрать день отправки отчета

День отправки выбирается из диапазона от первого до двадцать восьмого числа месяца, либо отдельным пунктом можно указать «последний день месяца». Числа с двадцать девятого по тридцать первое выбрать нельзя специально — иначе в феврале или в апреле такой день просто не наступит, и отчет за короткий месяц пропадет.

Если регулярность важнее конкретного числа, вариант «последний день месяца» подходит лучше: отчет придет тридцать первого, тридцатого или двадцать восьмого числа в зависимости от того, сколько дней в текущем месяце, но никогда не пропустит отправку.

Само письмо приходит в девять утра по времени аккаунта в выбранный день. Если этот день выпадает на выходной, отправка все равно происходит по расписанию — отчет автоматический и не зависит от рабочего календаря компании.

За какой период собираются данные

Период отчета — всегда прошлый календарный месяц целиком, с первого по последнее число. Например, если день отправки — пятое число, письмо, отправленное пятого июля, будет содержать данные за весь июнь, а не за последние тридцать дней до момента отправки.

Такая привязка к календарному месяцу удобна тем, что отчеты за разные месяцы можно сравнивать между собой без поправок на количество дней в периоде — июньский отчет и июльский отчет всегда покрывают ровно один месяц каждый.

Что приходит в письме

Тема письма — «Автоотчет по виджетам за прошлый месяц», к письму приложен один xlsx-файл. Открыть его можно в любой программе, которая понимает формат xlsx: Excel, Google Таблицы или их аналоги.

Внутри файла — ровно столько листов, сколько виджетов выбрано в настройках отчета. На каждом листе те же строки и колонки, что и при обычном ручном экспорте ответов конкретного виджета: ответы посетителей за период, разложенные построчно. Такой же принцип экспорта данных за период используется и в аналитике чата — это упрощает сверку цифр между разными разделами кабинета.

Если позже понадобится проверить, как менялись показатели по виджету между отчетами, кроме xlsx-файлов стоит смотреть живую аналитику — там доступны A/B-тесты виджетов, которые в автоотчет не попадают.

Что будет, если ответов не было

Если за прошедший месяц ни по одному из выбранных виджетов не поступило ни одного ответа, письмо не отправляется вовсе — пустой файл на почту не придет. Это касается всей группы выбранных виджетов сразу: если хотя бы по одному из них есть данные, отчет уйдет с листами по всем выбранным виджетам, включая пустые.

Такое поведение экономит время на разборе пустых писем в периоды затишья — например, в межсезонье или во время технических работ на сайте, когда посетителей меньше обычного.

На каких тарифах доступен автоотчет

Состав функций различается по тарифам, и перед тем как настраивать регулярную отправку, стоит свериться с обзором тарифов Нотифлоу или посмотреть актуальные условия на странице тарифов — там видно, какие возможности аналитики входят в конкретный план.

Часто задаваемые вопросы