Как пригласить сотрудника в кабинет Нотифлоу
Пригласить сотрудника можно за 1 минуту: владелец или администратор открывает «Команда → Сотрудники → Пригласить», вводит email и роль, отправляет приглашение. Сотрудник получает письмо со ссылкой, регистрируется, попадает в кабинет с уже назначенными правами. Если письмо не дошло — есть способы передать ссылку напрямую и переотправить.
Кто может приглашать сотрудников?
Право приглашать имеют две роли:
Владелец аккаунта. Создал кабинет при регистрации, имеет полный доступ. Может приглашать сотрудников любой роли, включая других администраторов.
Администратор. Назначен владельцем. Может приглашать операторов и супервайзеров, но не других администраторов и не владельцев.
Операторы и супервайзеры приглашать не могут — это защита от расширения команды без согласования с админом.
Подробно про роли — в статье «Роли и права операторов».
Способ 1: приглашение по email
Самый частый сценарий — приглашение конкретному сотруднику на корпоративный email.
В кабинете «Команда → Сотрудники → Пригласить». Введите email сотрудника, выберите роль (оператор, супервайзер, администратор). Опционально укажите имя и линию поддержки, к которой сотрудник будет привязан с момента входа.
Нотифлоу отправит письмо с темой «Приглашение в кабинет Нотифлоу» и ссылкой для регистрации. Ссылка действует 7 дней. Сотрудник по ссылке создает пароль и попадает в кабинет — ему уже назначены роль и доступ к линиям.
Что увидит сотрудник зависит от его роли. Оператор увидит входящие диалоги в назначенных линиях, супервайзер — статистику по операторам, администратор — почти все кроме биллинга.
Способ 2: приглашение по ссылке
Используется, когда нужно пригласить нескольких людей одной ссылкой или у сотрудника нет постоянного email.
В кабинете «Команда → Сотрудники → Создать ссылку приглашения». Указываете роль и срок действия ссылки (1, 7 или 30 дней). Получаете URL вида https://cp.notiflow.ru/invite/{token}.
Ссылку отправляете в Telegram, Slack или копируете в внутренний документ. Каждый, кто перейдет по ссылке за срок ее действия, получит указанную роль.
Когда удобно. Подключаете волну новых операторов одновременно — одна ссылка для 10 человек быстрее, чем 10 индивидуальных приглашений. Когда email сотрудника пока не известен — ссылка работает с любым адресом, который сотрудник использует при регистрации.
Когда осторожнее. Ссылка по умолчанию дает ту роль, которую вы выбрали — если ссылка попадет не туда, придет чужой человек. Используйте короткие сроки (1 день) и удаляйте ссылку после волны регистраций.
Что происходит после приглашения
Сотрудник принял приглашение. В разделе «Команда → Сотрудники» появляется новая строка со статусом «Активен» и временем последнего входа. Нотифлоу присылает владельцу уведомление о новом сотруднике.
Сотрудник не открыл письмо за 24 часа. Статус в списке — «Приглашение отправлено». В этом состоянии можно повторно отправить письмо или скопировать ссылку для передачи напрямую.
Истек срок действия. Через 7 дней неактивированное приглашение помечается как «Истекло». Можно переотправить — Нотифлоу создаст новый токен.
Сотрудник зарегистрировался, но не привязан к линиям. Если при приглашении не указали линию, оператор видит общий поток или ничего. Назначьте его на линию в разделе «Маршрутизация → Линии».
Назначение роли и доступа к линиям поддержки
Роль определяет, что сотрудник может делать в кабинете в принципе. Линии — над каким потоком обращений он работает.
Назначить роль при приглашении — самый чистый сценарий. Сотрудник входит сразу с правами, не нужно ничего менять потом.
Поменять роль после регистрации можно в любой момент: «Команда → Сотрудники → клик по сотруднику → Роль». История диалогов и статистика сотрудника при смене роли сохраняются.
Привязать к линии: «Маршрутизация → Линии → выбрать линию → Операторы → добавить». Один оператор может работать на нескольких линиях. Подробнее — «Линии поддержки в Нотифлоу».
Стандартная конфигурация для команды из 5 операторов: все 5 на основной линии «Все обращения», 1–2 продвинутых также на линии «Технические вопросы», 1 на линии «Биллинг».
Что делать, если приглашение не пришло?
Письмо может не дойти по нескольким причинам.
Спам-папка — самое частое. Нотифлоу отправляет с домена notiflow.ru, корпоративные фильтры иногда метят как спам. Попросите сотрудника проверить спам и пометить письмо.
Опечатка в email — проверьте адрес в «Команда → Сотрудники». Если опечатка, отзовите приглашение и отправьте новое.
Корпоративная блокировка внешних писем — некоторые домены пропускают только whitelist. Попросите ИТ-отдел добавить notiflow.ru в whitelist или используйте ссылку приглашения.
Лимит тарифа — на Старте 1 оператор, на Росте 5, на Разгоне 15. Если лимит исчерпан, приглашение не уйдет. Обновите тариф или деактивируйте неактивных.
Быстрое решение — нажмите «Переотправить» в карточке сотрудника или скопируйте ссылку приглашения и передайте через мессенджер.
Как отозвать или повторно отправить приглашение
Отозвать. «Команда → Сотрудники → найти сотрудника со статусом "Приглашение отправлено" → Отменить приглашение». Ссылка перестает работать сразу. Сотрудник, перешедший по старой ссылке, увидит «Приглашение недействительно».
Повторно отправить. В той же карточке — «Переотправить приглашение». Отправляется письмо с новым токеном. Старая ссылка после переотправки не работает.
Изменить роль до того, как сотрудник принял. В карточке приглашения — «Изменить роль». При первом входе сотрудник получит новую роль, не старую.
Часто задаваемые вопросы
Сколько сотрудников можно пригласить на бесплатном тарифе?
На стартовом тарифе (0 рублей) — 1 оператор, включая владельца. Для команды из 2+ человек нужен тариф Рост (850 рублей в месяц, до 5 операторов). На тарифе Разгон — 15 операторов, на Контроле — без лимита. Подробно на странице «Тарифы».
Можно ли пригласить сотрудника без email?
Прямого приглашения без email нет — Нотифлоу требует email для регистрации и восстановления пароля. Обходной путь — ссылка приглашения, по которой сотрудник регистрируется с любым email, включая личный. Email привязывается к учетной записи только при регистрации.
Что происходит, если сотрудник не принял приглашение неделю?
Через 7 дней токен в ссылке истекает, статус меняется на «Истекло». Сотрудник не сможет зарегистрироваться по старой ссылке — нужно переотправить приглашение. Карточка сотрудника при этом не удаляется — остается в списке как неактивная.
Можно ли заранее назначить роль до подтверждения приглашения?
Да, роль выбирается при создании приглашения. Когда сотрудник зарегистрируется, он сразу получит назначенные права. До регистрации можно изменить роль в карточке приглашения — на момент первого входа применится последняя версия.
Как пригласить внешнего подрядчика на ограниченный срок?
Используйте роль с минимальными правами (оператор без доступа к чувствительным линиям) и пометьте сотрудника тегом или комментарием. Когда срок закончится — деактивируйте учетку в «Команда → Сотрудники → Деактивировать». История диалогов сохраняется, доступ закрывается.
Пригласить первого сотрудника — в кабинете Нотифлоу. Подробно про разграничение доступа — «Роли и права операторов». Настройка очередей и каналов — «Линии поддержки в Нотифлоу». Страница продукта — «Чат поддержки».